総務辞典

社内規定管理

総務規定

総務規程は、社内で取り扱う文書や印章、あるいは業務運営上発生した機密等について社内統一基準を設け業務運営を円滑管理するために定めるものである。

●株主取扱規程
株式取扱規程は、会社の株式について、その取得、変更、再発行などの手続について定めてものである。
株式の取り扱いについては、通常、定款に定めるものであるが、項目が多いため別規程を設けてその取り扱いを規定している。

●文書管理規程
文書管理規程は、日常業務から発生する文書について、その重要度によりランク分けし、ランクに応じて文書の取扱及び管理のルールを定めるものである。
文書は、情報の記録やトラブルが発生したときの証拠とできるなどのメリットがあるため、社内で文書の作成や取扱、管理に関する統一基準を設けて、各自がルールに則って業務遂行する必要がある。

●規程管理規程
規程管理規程は、規程の制定や改廃などについて定めたものである。規程の数や種類が多くない企業にとってはあまり意味がないように思われるが、規程の数が多くないうちに標準化しておくことが望ましい。
 その作成ポイントは次の通りである。
(1) 管理責任の明確化・・・規程の管理部署、管理者をそれぞれ総務部、総務部長と定めその権限を集中させる。
(2) 作成手順・・・総務部長がその必要に応じ、または関係部署等の建議により作成する。
(3) 規程の決定・・・取締役会の決定によるものとする。これは、業務管理に関する規程のように該当部署が限られている場合でも権限を委譲するべきではない。
(4) 運用・・・交付、効力の発生、疑義が生じたときの取扱いなどについて定める。

●営業秘密管理規程
営業秘密管理規程は、企業戦略上重要な事項について、社外及び関係部署以外に漏洩すると損害が発生するという場合に備えて管理体制を構築するために定めるものである。
この営業秘密管理規程は、印章取扱規程及び文書管理規程と同様、会社のリスク管理のための規程である。なお、平成2年の改正不正競争防止法により、営業秘密が定義化され、営業秘密が搾取されそれにより損害を被った場合は、損害賠償請求などができるようになった。

●印章管理規程
印章取扱規程は、社内で発生する各文書へ押印する印章の種類と、印章が悪用されないようにその取扱及び管理方法等について定めたものである。
会社の印章は、悪用されてしまうと会社に権利義務が発生してしまう恐れがあり、場合によっては多大な損害を生じることもある。そのために、使用や管理のルールを定め、そのルールに則って扱うよう徹底しなければならない。
(執筆:有限会社人事・労務 代表 矢萩 大輔)

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