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ボタンクリックですぐにシェアパフォーマンスが向上するプレゼンツールとは?

会議の場にノートPCを持ち込み、プロジェクターに資料を投影しながら議論する光景は当たり前になった。しかし、発表者が代わるたびにいちいちケーブルをつなぎ直すのは煩わしい。この問題を解決して会議の質を向上させた、ある企業を取材した。

他社の視察中に見つけた変わったプレゼンツール

ランドーアソシエイツ
シニア・デザイナー
添田将平さん
ランドーアソシエイツ
インプリメンテーション・デザイナー
原 玲子さん

ランドーアソシエイツはコーポレートアイデンティティーや商品などのブランディングを手掛ける、グローバルなコンサルティング・デザイン会社である。1941年にサンフランシスコで創業して以来、変化の激しい現代の市場にも機敏に対応する優れたブランド構築力で、世界中から厚い信頼を寄せられている。

同社のシニア・デザイナーである添田将平さんは、クライアントのブランドコンセプトをデザインに落とし込む役割を担う。また、ブランディングに関して参考になるようなコンテンツを取材し、広く発信するのも仕事の一つだ。ある日、ユニークな取り組みで注目される企業のオフィス環境を視察中、添田さんは変わったものを見た。会議の参加者が持ち込んだノートPCのすべてに大きなボタンのついた機器が差し込まれていたのだ。

「何ですか、これ?」

添田さんの質問に会議の担当者は、「PC画面をプロジェクターに表示して共有するためのワイヤレスプレゼンテーションツール」と答えた。手元のボタンがクリックされるたびに、スムーズに発表者のPC画面に切り替わる。帰社した添田さんはすぐにインターネット検索をし、バルコの「クリックシェア」を探り当てた。それほど強く添田さんの興味を引いた「クリックシェア」とはどのようなツールだったのか。

ボタンをUSB接続し、クリックするだけでPCの画像や音声、動画がプロジェクター投影できるワイヤレスプレゼンテーションシステム

動画も含めた資料をみんなで即、共有できる

会議の最中、別のPCからの画像をプロジェクターに投影するために、いちいちケーブルをつなぎ替える作業は全体の流れを中断させる。小さなことだが積もり積もればそれはストレスだ。「クリックシェア」は、ボタンをPCにUSB接続すると、既存のプロジェクターに接続しておいたベースユニット本体とワイヤレスでつながり、おのおのが手元のボタンをクリックするだけでPCの画像や音声、動画を次々にプロジェクター投影できる。ケーブルやアダプターは不要、ソフトをインストールする必要もない。各コンテンツのストリーミング再生が行えるアップルの「AirPlay」により、スマートフォンやタブレットのデバイスからも即共有できるので、来客もプレゼンテーションに参加することが容易だ。「この機能は魅力的だった」とインプリメンテーション・デザイナーの原玲子さんはいう。原さんは、添田さんが開発したデザインを実装するプロセスを担当している。

「一つの案件には、社内だけでもクライアントとの窓口になるクライアントサービス、課題を論理的に抽出して戦略を決定するストラテジー、そして私と添田が所属するクリエイティブがかかわっていきます。つまり社内の会議が多いのですが、さらにランドーという会社は文化として、外部のアーティストなどを招いて意見交換する『Lunch & Learn』や毎週金曜日にその週の仕事について報告する『FridayDrink』といったミーティングの機会を多く設けています。プロジェクターを使う場面が頻繁であるだけに、PCの接続をいちいち替える煩わしさはみんなが感じていました」

添田さんも、ケーブルをつなげる場所が制約されているせいで発表者が代わるたびに席を移ったり、接続コネクタが来客のPCに合わなかったりする経験をしており、だからこそクリックシェアが目に飛び込んできたのだ。トライアルを経て、クリックシェアは今年から本格的に導入された。

アイデアセッションの幅が広がりアクティブに

クリエイティブ部門は特に、アイデアセッションの際に共有したい参考資料が多い。添田さんは「クリックシェアがもたらした効果は小さくなかった」と評価する。

「これまでは世界観をイメージできる資料をプリントにして配っていました。映像コンテンツやサイトに関しては『あとでリンクを送りますね』となるので、どうしてもタイムラグが発生します。こうしたもどかしさが解消されました。オンラインコンテンツがその場で共有できるようになり、発表者と参加者との関係がより双方向になったと思います。セッションの質も幅も奥行きが出ました」

原さんは、プレゼンテーションのパフォーマンス自体も変わったと感じている。

クリックシェアの3つの特徴
USBで簡単接続
ソフトのイントールが不要
複数の参加者で同時接続が可能

「創業者のウォルター・ランドーは『プレゼンテーションはエンターテインメントである』と考え、常に何かしらのサプライズを用意していたそうです。弊社の、プレゼンテーションを大切にする社風はそこから始まっています。海外支社の会議を見ると、みな立ち上がり、身ぶり手ぶりを交えてアクティブなんですよ。それに比べると私たちは少々おとなしめでしたが、クリックシェア導入で紙ベースから解放されたことが、パフォーマンス向上に貢献していると思います。名前もすごく良いですよね、クリックシェアって。ワンクリックでできることの可能性を考えると、創造力が刺激されます」

添田さんもシンプルなボタンデザインを気に入っている。

「机に並んでいても邪魔にならないデザインで、こういう形でなかったら、初めて見たときにすぐ検索して探そうとは思わなかったでしょう。ほかのクリエイターが来社したときもパッと目に留まるようです。機能を説明すると、かつての僕のようにみなさん、感心されますよ」

毎週開かれる朝の定例ミーティングのために、原さんは以前、30分前に出社してプロジェクターの接続をチェックしていた。今は5分前で十分間に合う。時間短縮と会議中のストレス軽減、大量コピーの節約など直接的なメリットはもちろんのこと、クリックシェアはクリエイティブな分野においても生産性を向上させるツールなのである。

ランドーアソシエイツは19か国に26のオフィスを配するグローバル企業であるだけに、海外とのビデオ会議も多い。クリックシェアの機能がさらに拡大すれば、遠距離間をつなぐことも可能なのではないかと、お二人は期待を寄せている。

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