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備品貸し出しの無人化を実現したオフィス事例 貸出管理と備品管理を両立 ニューノーマルのコンピュータ式ロッカー

オフィスに全員がそろう機会が減った。そこで困るのが、書類や備品の受け渡しだ。品物を渡すためだけに担当者が出社するのはあまりに効率が悪い。住友林業ではオンライン会議用の備品貸し出しのためにコンピュータ式オフィス向けロッカーを導入した。貸す人、借りる人、それぞれの課題は解決できただろうか?

オンライン会議用の備品貸し出し、ニーズ急増でキャパオーバーに

住友林業株式会社
ITソリューション部
住宅・建築企画グループ
グループマネージャー
加藤和茂さん(左)
住友林業株式会社
ITソリューション部
住宅・建築企画グループ
山本健登さん(右)

 住友林業株式会社ではコロナ禍の前から、海外住宅・不動産事業本部を中心にオンライン会議を活用していた。そのために必要なスピーカーやマイクなどの備品を貸し出していたのは、同社のITソリューション部だ。貸し出し手続きはアナログで、借りたい人がITソリューション部を訪ねて台帳に名前を書き込む。それで何も問題はなかった。
 異変が起きたのは昨年の2月。新型コロナウイルスの流行で出社が自粛されると、貸し出し数が徐々に増え始めた。その傾向は4月に入って加速する。ITソリューション部には貸し出しを求める社員がひっきりなしにやって来るようになった。
 加藤和茂さんは「そのたびに仕事の手を止めて対応しなくてはならず、またアイテム数が増えたことで管理もどんどん煩雑になりました。7月にピークを迎えるとわれわれも手いっぱいになってしまい、なんとか改善する必要に迫られました」と当時を振り返る。
 問題点は3つあった。まず、貸す側も借りる側もストレスを抱えていたことだ。ITソリューション部は貸し出し手続きに追われ、生産的な仕事に集中できなくなっていた。一方、借りたい社員も、窓口のITソリューション部が在宅ワークで不在の際、誰に聞けばいいのかわからず混乱していた。次に、出社のローテーションや利用頻度の急増により、備品や備品を収めたロッカーの鍵の管理がしにくくなったこと。最後に、必要な機材が出払っていて借りられない事態がしばしば生じるようになったこと。利用者が少なかったときはうまく回っていたが、こうなると予約システムの構築が急務となった。
 煩雑な貸し出し手続きだけでも自動にしようと、加藤さんは台帳のアプリ化を考えていたが、ちょうど4月に入社したばかりの新卒社員にこの事案を任せてみることにした。指名されたのは山本健登さんだ。当初は加藤さんと同じく、台帳の管理だけを考え、さまざまなアプリを検討していた。しかし、ピンとくるものがなかったという。
 「そのうち、もっと根本的なソリューションを考えるようになりました。鍵や備品など『モノ』と『台帳データ』どちらの管理もできて、予約機能があって、手続きを無人化できれば、すべての課題が解決します。新しい発想で検索し直したら、ピッタリのサービスが1社だけヒットしました。それが株式会社フルタイムシステムの『フルタイム@box(アットボックス)』だったんです」(山本さん)

新入社員の発想を実現した理想の備品貸し出し管理システム

組み合わせ次第で全体の大きさを変えられるので、オフィスのレイアウトに柔軟に対応する。縦1列ずつ増やすことが可能

 フルタイムシステムは35年前に世界で初めて“宅配ロッカー”を開発、販売した業界の先駆者だ。マンション、オフィス、大学、図書館などあらゆる施設に対応する製品を展開しており、「フルタイム@box」はオフィスに特化したシリーズとなる。デジタル錠のかかるボックスに入った品物を、権限のある個人だけが取り出せるため、セキュリティが高く、フリーアドレスにより自席がなくなったオフィスで重宝されてきた。新型コロナウイルスの感染予防として非接触・非対面が推奨された昨年から、問い合わせが急増しているという。
 「『フルタイム@box』に予約機能を付加すれば、スマホ、タブレット、PCのブラウザーから簡単に備品の予約ができます。時間になったら予約者の社員証でボックスを開け、取り出すだけ。貸し出しデータのログも取れ、まさに理想的でした」(山本さん)
 山本さんが提案したソリューションは加藤さんを喜ばせた。
 「ロッカー機能と貸し出し管理、別々に検討はしても、統合されたサービスを探すことは思いつかなかった。先入観にとらわれないフレッシュな観点がすばらしかったですね。導入に向け、すぐに社内プレゼンをしました」
 オンライン予約という新しい概念を説明、総務部にも協力を仰いだ。同時にフルタイムシステムにコンタクトを取り、備品の種類と数を洗い出し、必要なボックスのサイズと大きさを決めていく。問い合わせから設置を決めるまでは1か月程度、コロナ禍においてスピード感を上げていくという会社の姿勢を示す好例となった。
 「総務部が動いてくれたおかげで、コピー機やシュレッダー、文具などを集めたオフィスのセンタースペースにロッカーを設置することができました。動線は非常に大切だと考えていたのでありがたいです」(山本さん)
 返却は、あえて社員証ではなく備品に付いているQRコードで完了するように設定。ミーティング後に一人がまとめて返せるので、利便性が上がった。
 「ACプラグを備えたボックスもあり、待機中に充電できます。また、予約した貸出時間が切れる前に返却を促す通知がメールと業務用チャットに届く機能など、『こんなことができたらいいな』と思えるオプションはすべて実現できました。フルタイムシステムさんは相談から設置までワンストップでお任せでき、本当に親身になってくださいました。定期的なメンテナンスも含め長くお付き合いしていきたいと思っています」(山本さん)
 「フルタイム@box」の強みは、なんといってもログが取れることにある。何かあったときに高価な備品を追跡できる安心感はもちろん、どの備品がどれだけ予約されているのか、どこの部署の利用が多いのか、ピーク時間は――など、解析によって見えてくるものは多い。データ資産の活用方法は無限だ。
 「ITソリューション部の使命はさまざまな課題をITで解決すること。『フルタイム@box』の在り方はわれわれの方向性に合致していました。導入は社員にとってもいい体験になると思います。ロッカーとスマホ予約の組み合わせのように、『こういうこともできるのでは』という発想につなげていきたいですね」(加藤さん)
 今は備品貸し出しのみだが、リモートワークが浸透する中、将来的には社員同士、あるいはクライアントと、重要書類のやり取りをする応用も可能だ。これから社員の感想を広くヒアリングしていく中で、どんな可能性が生まれるのか。加藤さんと山本さんは大いに期待している。

予約も貸し出しも返却も。シンプルな手順で直感的に操作可能

Webで予約
社員証(ICカード)で貸し出し
備品取り出し
QRコード(備品添付)で返却

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フルタイムアットボックス
フルタイムシステム
お客さま儲かる営業部 Tel : 03-3851-5831