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機能性・操作性・安全性で総務をサポート
グローバル企業が無人受付システム「モアレセプション」で実現する来訪者への“おもてなし”

働き方改革やコスト削減といった課題に向け、多様な試みが行われる昨今、受付業務の見直しに取り組む企業が増えている。そんな背景の中、問題解決法の一環として「無人受付システム」が期待を集めている。導入することでどのようなメリットがあるのか、実際に活用している企業にうかがった。

テュフ ラインランド ジャパン株式会社
アルフォンソ・サンソーネ さん

来訪者と社員双方の手間と時間を大幅に削減

人に代わって来訪者を迎える「無人受付システム」。第三者検査機関として海外に輸出される電気・電子機器や工業製品の安全試験・認証を手掛けるグローバル企業テュフ ラインランドグループ(本社ドイツ)の日本法人テュフ ラインランド ジャパンは、約1年前に富士ソフトが提供する無人受付システム「モアレセプション」を導入。現在、国内4つの拠点で利用している。

「モアレセプション」は、担当者が事前に来訪者に送った招待メールに記載したQRコードをかざす、あるいは担当者の部署や名前をタッチパネルで検索するといった、シンプルな操作性と、入館カードの発行・回収といった入退館管理機能を備え、企業の受付スタイルに応じ、受付業務の効率化とセキュリティの強化を実現できるのが特長だ。

同社が「モアレセプション」に注目したのは、一昨年より世界各国のグループ会社とともに取り組んでいる「管理部門のスリム化とコストの削減」がきっかけ。「モアレセプション」導入前は、同社は入り口での有人による受付対応をしていたという。受付には常時2人を配置する規定があったため、1人が休憩を取るときは、交代要員を出す必要があった。しかも同社は海外からの来訪者が多いので、受付担当者には語学スキルが求められる。

同社のインフォメーション テクノロジー部グローバル ロールアウト プロジェクト マネジャーのアルフォンソ・サンソーネさん(写真右)は「『モアレセプション』の導入により、受付に割いていた優秀な人材を異動させ、ほかの業務で活躍してもらえるようになりました」と笑顔を見せる。

また導入前、来訪者には来社のたびに2枚つづりの受付カードに必要事項を書いてもらっていた。記入後は1枚を受付が保管、そしてもう1枚を来訪者に渡し、面談者にサインをもらうという流れで、手間も時間もかかっていた。「過去には、受付が担当者に取り次ごうとしても、席を外していてすぐに連絡が取れないこともありました」(サンソーネさん)。

それが「モアレセプション」は、スマートフォンにも来訪を伝える機能(メール通知機能)があるので、来訪者を待たせることがなくなった。

厳しい条件と要望にこだわり、自社に適したシステムを選抜

同社では受付自体が、来訪者への”おもてなし”と考えているため、受付システムを慎重に選定した。

たとえば自社の要求事項に合致した製品を技術的な見地から判断するため、IT担当者が複数社のデモ機をテストしたという。さまざまなチェック項目の中で、特にこだわったのは同社が採用している通信プロトコル「SIP」に合うシステムを使っていること。SIPは、テレビ会議などのアプリケーションで使われるリアルタイム通信のプロトコルの本命といわれるが、国内ではまだ普及途中という状態。今回、比較検討した中で、該当するのは唯一「モアレセプション」だけだったという。

来訪者、社員ともに外国人が多いグローバル企業なので、日本語と英語に対応していることも条件にマッチしていた。さらに、セキュリティ面のメリットも大きかったという。ドイツに本社を持つ同社は、厳格な情報セキュリティ規定を遵守する企業として、個人情報をはじめとした各情報の管理を最重要項目としている。そのため、無人受付システムに関しても高いレベルの管理が求められた。

「『モアレセプション』は、来訪に関するデータを専用サーバーによって管理しているので、受付機にはデータが残らない仕組みです。これも安心材料になりました」とサンソーネさん。「モアレセプション」は社員がWeb上で受付の登録を行い、来訪者にQRコード付きのメールを送信する。こうしたデータは自社のサーバーに蓄積されるため、もし受付機が盗難に遭っても、情報が流出する心配はない。

加えて、来訪者のデータから、誰が、いつ、どの担当者を訪ねたかがすぐ検索できるのも魅力だった。「今、社内にお客さまが何人いるかがすぐわかるので、災害時などの緊急事態の際にも、速やかな避難誘導に役立つでしょう。お客さまの安全確認・確保も無人受付システムを導入した大きなねらいの一つです」(サンソーネさん)。

一方、同社ではこうしたデータのアクセス権を制限している。大まかにいえば、総務やIT部門が全体を管理し、複数の来訪者が参加する会議のスケジュールが変更になったときなどに対応している。

受付周りのようす。グローバル企業らしく、壁に世界地図が描かれ、日本語だけではなく英語による受付が可能。

自社にフィットする新しい機能を付加する

同社は導入に伴い、社員が来訪者を迎えに行く待合室のリフォームも行った。これまでは白い壁とカーペットだったが、木製のテーブルや椅子、植物を配し、リラックスした空間に仕上げた。「リニューアルした待合室はモアレセプションの機能とともに好評で、弊社の好感度アップにもつながっています」(サンソーネさん)。

また総務部門では、さらに満足度の高い機能を目指し、社員の要望をまとめ、富士ソフトに相談している。こうしたやりとりから生まれたカスタマイズ機能もある。たとえば定型文やオフィスの住所を記載した来訪者へのメールのひな型だ。

社員から「お客さまへのメッセージを記載するスペースがほしい」「住所だけでなく地図も入れたい」といった声があったので、さっそくリクエストして実現に至った。ほかにもアポイントのない来訪者用に、ゲストカードを臨時発行できる機能を付加するなど、実際に使うことで感じる「ほしい機能」を具現化しているという。

「現状でも十分満足していますが、ITに携わる者として、システムは改善していかなければならないものだと考えています。今後も相談しながら、進化させていきたい」とサンソーネさんは、「モアレセプション」に大きな期待を寄せている。

モアレセプションラインアップ

  • コンパクトタイプ
    コンパクトタイプ
    ディスプレー:10.1型
    外寸:W290×D174×H191mm
  • フロアタイプ
    フロアタイプ
    ディスプレー:15.6型
    外寸:W510×D480×H1280mm
  • カウンタータイプ
    カウンタータイプ
    ディスプレー:15.6型
    外寸:W540×D350×H450mm
  • コンパクトタイプはホワイト、ブラックの2色展開。
    カウンタータイプ、フロアタイプはシルバー、ホワイト、ブラック、ネイビー、ピンクの5色展開。
  • 企業のロゴマークプリントも可能です。
  • 筐体のデザインは在庫状況により変更になる場合があります。

「モアレセプション」 お問い合わせ窓口

050-3000-2710

morereception@fsi.co.jp

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