ワークスタイルの変革をサポートする存在として、総務担当者が注目しているのが、ビジネスチャットツール「LINE WORKS」だ。LINEがなぜ変革の切り札になるのか。そこには、LINEならではの4つの理由がある。実際に現場でどのように活用できるのか、ソリューション提供を担うKDDIに聞いた。

 「ワークスタイルの変革で成果を上げてほしい!」

 こんな指示が降ってきて、頭を抱えている総務担当者は多いのではないだろうか。

 総務部門の取り組みとして、さまざまな部署で働く社員の業務を効率化し、多様な働き方にも対応できるようにしたい。そんな改革を実現するツールとして多く導入されているのが、スマートフォンやタブレット端末といった通信機器や、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールだろう。

 しかし、「スマホでよく使われているメールやスケジュールでは、現場で求められるワークスタイルの変革に対応しきれない」「ビジネスチャットが社内でなかなか浸透しない」という問題を抱える企業も多いようだ。さまざまな業務があり、働く人の世代や性格もバラバラな会社で、新しいツールをうまく機能させるのはなかなか難しい。

 そんな中、注目されているのがビジネスチャットツール「LINE WORKS」。コミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版だ。多くの人が日常的に使っているLINEが、なぜワークスタイルの変革の切り札になるのか。今まで多くの企業にLINE WORKSを導入した実績があるKDDIに話を聞いた。

photo ビジネスチャットツール「LINE WORKS」がワークスタイルの改革をサポートできる理由とは?

「LINEを使いたい」企業が増えている理由

photo KDDI ソリューション営業本部 営業企画部 クラウド推進グループのリーダー、多勢克己氏

 「実は、企業の総務部門から『業務にLINEを使いたい』という要望が非常に増えているのです」。そう明かすのは、ソリューション営業本部 営業企画部 クラウド推進グループのリーダーの多勢克己氏だ。

 「なぜLINEを使いたいのか。その理由はプライベートで日常的に使っているからです」。社員間のやりとりやチーム内の情報共有など、自主的にLINEを使って仕事の連絡をしているケースも少なくない。それによってコミュニケーションが円滑になり、業務スピードの向上にもつながっているようだ。

 しかし一方で、会社が把握できないやりとりが発生するリスクも高い。許可されていないITツールを社員が使う「シャドーIT」と呼ばれる状態だ。この状態を放置すると、重大な情報流出につながる危険もある。LINEの使用を禁止することが現実的ではないなら、会社として正式に導入し、管理したい。そんなニーズが拡大しているのだ。

 そういった課題を解決できるツールとして注目されているのが、LINE WORKSだ。しかし、ビジネスチャットツールは他にもある。総務担当者がLINE WORKSの導入を検討するのはなぜだろうか。その理由は4つある。

研修なしで「すぐ使える」

 まず、普段使っているLINEと全く同じように使うことができる、という点だ。多勢氏は「ビジネスチャットを導入している企業は多いですが、研修しないと使いこなすのが難しいケースもよくあります。使うのが難しいと社内で浸透しません」と指摘する。

 LINEの月間アクティブユーザー数は約7600万人。そのうち、1日に1回以上利用する人の割合は85%にも上る(2018年6月末時点)。今や、幅広い世代の人がLINEを使うことに慣れている。「LINE WORKSは、ユーザーインタフェース(UI)がLINEと同じなので使いやすい。訓練が必要なく、すぐに使うことができます」(多勢氏)。

 LINE WORKSの機能は、一般のLINEを踏襲した「トーク」のほか、掲示板機能を備えた「ホーム」、社員の所属などを閲覧できる「アドレス帳」、スケジュール共有機能の「カレンダー」、手軽に意見を収集できる「アンケート」などがあり、用途に応じて使い分けることができる。

photo 「LINE WORKS」の「トーク」機能。プライベートで使っているLINEと同じ感覚で使える

「既読・未読」が安否確認に活きる

 2つ目は、トークやアンケートの機能を使う際、「既読・未読」がリアルタイムで把握できる点だ。既読・未読が分かれば、日常の業務連絡を効率化することにつながる。だが、便利なのはそれだけではない。この機能が最も力を発揮する場面がある。それは「災害時の安否確認」だ。

 「一般のLINEとは異なり、LINE WORKSは『誰が既読になったか』ということまで把握できます。また、メッセージの送信対象に人数制限はなく、全社員に一斉に送ることもできます」(多勢氏)。すぐに返事をする余裕がなかったとしても、メッセージを既読にすれば、無事であることを伝えることができる。災害対応は一刻を争う。できるだけ早く社員の安否を確認することは、業務上欠かせないことだ。

 他にもアンケートには豊富なテンプレートがあり、安否確認から業務に関する質問、飲み会の日程調整まで、さまざまなシーンで活用できる。

photo 「アンケート」機能。イベントの出欠、業務に関する調査、安否確認などに対応する豊富なテンプレートをそろえる

LINEによる「シャドーIT」を防止

 そして、先に企業の課題として挙げた「シャドーIT」の対策ができる。それが、LINE WORKSが注目される3つ目の理由だ。

 社内でのコミュニケーションに関してLINEからLINE WORKSに置き換えることで、LINEの使用におけるシャドーITのリスクを抑えることが可能だ。

 さらに、監査ログ機能によってトーク内容が履歴として残るため、問題が発生した場合にはすぐに確認できる。遠隔管理やモニタリングの機能も備えており、強固な情報の管理が求められる企業での利用にも効果的である。

photo 社内コミュニケーションをLINE WORKSに置き換えることで、LINEによるシャドーITのリスクを抑えることができる

現場の実績につながる、一般LINEとのつながり

 4つ目は、一般のLINEアカウントとつながることができる唯一のビジネスチャットである点だ。前述の通り、一般消費者のコミュニケーションにはLINEが広く使われている。そのため、LINEへアプローチができることは、一般消費者に対して効果的なアプローチが可能になるということなのだ。

 例えば、住宅、保険、自動車などの個人のお客さまと商談を行うことが多い業界で活用されており、メールや電話で連絡を取るよりも「お客さまとの距離が近くなった」と実感され、営業実績アップにつながったという声もあるという。

 現場の実績につながるため、総務部門としてもツール導入の効果を示しやすいだろう。

 なお、この一般LINEとつながる機能は、ユーザーごとに管理者が制御できるため、社内の誰もがLINEと自由につながることができるわけではない。そのため、社内のポリシーに合わせた運用が可能だ。

メールの量が10分の1に

 ここまでLINE WORKSを導入する4つのメリットを紹介したが、実際に導入した企業はどのように活用しているのだろうか。顧客企業と直接向き合い、課題解決を目指すKDDIには、さまざまな企業の声が届いている。

 最も利便性を実感できるのが、コミュニケーションのスピードが格段に早くなり、“待ち”の時間を短縮できることだろう。「営業先で質問を受けたとき、その場で担当者に確認すれば、すぐに返答できます。チャットでは要点だけを端的に送れるのでコミュニケーションが加速しますし、電話のように、席を外している間お客さまに待ってもらう必要もありません。質問などを“持ち帰る”ケースが減っているそうです」(多勢氏)。

 また、導入企業の業種に応じた活用事例も多数集まっている。

 「サービス業界のある企業では、店舗間の応援要請にかかる時間が4分の1になりました。店舗スタッフだけでは対応できない場合に近隣の店舗に応援を頼むのですが、従来は電話を主に使っていて、時間がかかっていました。LINE WORKSを使うと、一人一人に電話するのではなく、メッセージを一斉同報でき、メールと違って即時で反応するチャットであることから、応援人員のアサインも迅速に行うことができるようになりました。これにより人員配置がスムーズになり、予約をお断りすることが減ったそうです」(多勢氏)。

 その他にも、「メールの量が10分の1に減った」「見積書の社内承認に1週間かかっていたが、2時間に短縮できた」といった効果が報告されているという。

 さらに、業務の効率化だけでなく、「社内の風通しがよくなった」という声も。普段は直接部下に連絡することが少ない事業部のトップが、トークルームでスタンプを投稿して部下たちを和ませた、というほほえましいエピソードも生まれている。

 LINE WORKSの月額料金は、1ID当たり300円から。コストを抑えられることも、企業規模や業種を問わず幅広い企業が導入する理由の一つだろう。

LINE WORKS with KDDIが選ばれる理由

 KDDIは、2年以上前からLINE WORKSのソリューションを提供しており、これまでに提供した顧客企業数は数千社に上る。最大のパートナー企業だ。

 KDDIのソリューションの強みは、通信キャリアならではの提案やサポート。LINE WORKSは社外から使うことを想定して導入するケースが多いため、スマートフォンなどの通信機器を提供していることは大きなメリット。通信環境からモバイル機器、アプリに至るまでワンストップでサービス提供できるため、トラブルや問い合わせにも対応しやすい。

 さらに、総務担当者にとっては、関連する請求書が一つにまとまっていることが「喜ばれるポイント」だという。LINE WORKSとモバイル機器などの利用料金が一括で請求されれば、業務負担の軽減につながるだろう。

 多勢氏は「スマホをどう使ったらいいか、ということも含めてソリューションを提案しています。モバイル活用を軸にしたワークスタイル変革を全面的にサポートできることがKDDIの強みです」と話す。

 全社的な業務の効率化やコミュニケーションの活性化を実現できれば、効果的な改革ができたと胸を張って言えるだろう。総務部門が「事業に貢献する」ために、一歩踏み出してみてはどうだろうか。

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