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書類の電子化でテレワークも進む 時間や経費を大幅カット ドキュサインで脱ハンコを実現

リモートワークを阻害する最大の要因、押印業務。社内外の書類を電子化し、ペーパーレスを目指すことは、働き方を真に自由にする。昨年より社外契約の電子化をスタートしたNECネッツエスアイではどのようにペーパーレスが達成されたのか、担当者に聞いた。

NECネッツエスアイ株式会社
総務部
オフィス管理グループマネージャー
平戸健二さん
企画部
スタッフ改革プロジェクトグループ
プロジェクト推進担当課長
渡辺太陽さん

リモートワークを阻む最大の障壁「押印業務」をなくす

社内調査のテキストマイニングでは、「押印業務」が出社理由の最大要因であることがはっきりと表れている

 昨年3月末、NECネッツエスアイ株式会社は新型コロナ感染症の襲来を受け、いっせいに全社員を在宅勤務とした。以前より分散型ワークを導入し、場所に縛られない働き方を推進していた同社だったが、リモートワークを阻む一つの壁にぶつかる。その壁が「押印業務」。昨年4月に社内で実施したアンケートでは、出社しなければならない理由として「書類への押印業務」がもっとも多く挙がった。リモートワークの障壁は、押印や書類にまつわる業務だということが明らかになったのだった。
 リモートワーク推進の一環としてペーパーレス化の課題に取り組んでいた渡辺太陽さんは、在宅勤務開始直後より業務で用いる各種書類の利用状況調査を開始し、押印を必要とする書類は「契約」にかかわるものが多数を占めていることを突き止めた。
 「当社ではすでに社内文書の電子化はかなり進んでいたものの、社外とやりとりされる書類のペーパーレス化には取り組めておらず、契約書に限っても約5万件が紙のまま残っている状態であることが、1か月にわたるリサーチで発覚しました」(渡辺さん)
 この調査結果に鑑み、6月には全社を挙げて完全ペーパーレス化を目指す正式なプロジェクトが発足する。新たに参画したメンバーの中には、総務部の平戸健二さんもいた。
 「プロジェクトの使命は、社内の業務プロセスだけでなく、お客さま、パートナー企業さま向けに発行する書類も含め、紙および押印を廃止していく体制を整えること。コロナ禍で人の活動が制限される状況でもビジネスを止めずにスピードを上げていくには、法令でNGとされるもの以外は100%ペーパーレスにすることが必要だと考えました」(平戸さん)
 完全ペーパーレスに向け、特にリモートワークの障壁となっていた契約書を最優先のターゲットとしてプロジェクトがスタート、最終的に契約書の電子化プラットフォームに選定されたのは、契約の電子化に強く海外では電子契約のスタンダードとなっている「合意・契約プラットフォーム DocuSign(ドキュサイン)」だった。

信頼性が高く海外で評価。新しくスピーディーな合意体験

 いくつかの電子契約システムの中からNECネッツエスアイがドキュサインを選択した理由は次の4点だ。
 1つ目は信頼性の高さだ。高いセキュリティ基準を誇る堅牢なデータセンターで運用され、24時間365日、世界のどこからでも安心して利用可能で、ビジネスを止めることがない。2つ目はグローバルスタンダードなプラットフォームであること。ドキュサインは世界180か国以上で使われ40以上の言語に対応するなどすでに世界中で使われている。
 「アメリカでは『ドキュサインする』という言葉が『契約をする』と同義であると聞いています。海外との取り引きを視野に入れる場合だけでなく、今後の国内での利用拡大を見越してグローバルスタンダードとなっているプラットフォームを採用することはとても重要です」(平戸さん)
 3つ目は多様なシステムとの連携が可能なこと。会社により会計や売り上げ管理に使っている既存のシステムは異なるが、それらとつなげて効率的に連携でき、非常に拡張性が高いという。最後に、シンプルな使いやすさだ。「これは実際にドキュサインを使うとわかることなのですが、従来の書類作成や押印とは全く違う体験です。とにかく早くて簡便。それでいて従来に比べ契約の進捗状況がはっきりとわかるため、契約業務に掛かる負荷が半減する感覚です」(渡辺さん)
 こうした理由から同社ではドキュサインをベストチョイスであると評価した。しかし、実際の導入には超えるべきハードルも多かったという。「実は当社では、先行して2019年7月に調達本部でドキュサインを試験導入していたんです。一つの部署で試した経験値からドキュサインのできること・できないことを理解し、その上で社内ルールやマニュアルの整備など当社で必要な使い方を設計しました。こうした先行例があったからこその選択ですね」(平戸さん)
 NECネッツエスアイでは自社での実践を踏まえ、ドキュサインの販売も行う。同社は販売するあらゆるサービスについて、まずは自社で導入して検証する姿勢を貫いている。特にツールを導入するだけでは活用につながらないドキュサインのようなサービスでは、実際に導入作業を行ったスタッフが直接その経験やノウハウを顧客に伝えて支援することで、大きなベネフィットを提供している。

ドキュサインは、書類への押印・署名や郵送など紙のプロセスをデジタルに置き換える。
契約作業をペーパーレス化、インターネット上で完結させるクラウドソリューションだ

自社実践でわかったメリットと導入障壁

 昨年10月、同社はドキュサインによる社外契約の電子化をスタートさせた。現在では契約書以外の書類にも適用範囲を広げて運用されるなど着実に成果を挙げており、2月時点ですでに1万枚を超える書類がドキュサインで電子化されている。
 「この数か月の実践で多くのメリットが見いだされてきました。印紙代、印刷費、発送費、交通費などが不要になるので、大幅な経費削減が期待できます。また押印、郵送いらずで、リードタイムの短縮は間違いないですね。紙ベースだと1週間かかるやりとりが半日で済むスピード感を実感しています。紛失や情報漏えいの心配もなく、オフィスのスペースを圧迫する保管用キャビネットは無用の長物になります」(渡辺さん)
 経費、時間、スペースといったコストを削減し、ハンコ出社・対面接触を避けられる書類の電子化は、ニューノーマルには必須だろう。しかし、興味はあっても長年の慣習を変えるには勇気がいる。渡辺さんも平戸さんも、セミナーをはじめ、導入を検討したい企業の法務・経理・総務部から「ペーパーレスを担当した人の本音の導入事例を聞かせてほしい」と引っ張りだこだ。
 「BCPやコスト削減の観点からペーパーレスに取り組みたいというお客さまと話をする中で多く聞かれるのは『まずは何を整理すべきなのか』『社内の体制をどう作り上げるのか』など、ペーパーレスに向けてのステップの設計が難しいという点です。押印・書類はかかわる人が多く、影響範囲も広いため想定が難しいのですね。特に大手企業ではその障壁は高いように感じています。5,000人規模で電子化を進めた当社の事例を役立てていただければ、自社実践を推進する当社としてはこれほどうれしいことはありません」(平戸さん)
 NECネッツエスアイでは引き続き、自社の体験から得たノウハウをセミナーなどで無料公開し、ペーパーレス推進へのコンサルティングを継続していく予定だ。
 政府もDX化や脱ハンコに本腰を入れ始めた。早晩、あらゆる企業が電子化に対応しなければならなくなるだろう。より良い働き方へつなげるためにも、この数年が紙から電子へのターニングポイントと心得ておく必要がありそうだ。

NECネッツエスアイ

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