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テレワーク成功のポイントを事例に学ぶ オンラインツールの使いこなしとコミュニケーション施策がカギ

通信を介してビジネスを強力にサポートするソニービズネットワークス株式会社は、昨年3月からテレワークを導入、今日まで継続中だ。大きな障害なくテレワークに移行できた背景を、HR本部長の渡辺敏規さんに聞く。成功の理由はオンラインツールが導入された職場環境だけにあったのか。

ソニービズネットワークス株式会社
HR本部 本部長
渡辺敏規さん

コロナ以前から進めていた業務のオンライン化

 ソニービズネットワークス株式会社は、「通信はもっとビジネスをワクワクさせることができる」を信念に、ビジネスに必要なインフラからアプリケーションまでワンストップで提供する「NURO Biz」のサービスを展開している。そんな同社も、昨年3月には慌ただしくテレワークへの移行を迫られた。訪問の間に社外で仕事を片付ける機会が多い営業部はテレワークに慣れてはいたが、他の部署がどうなるのかは未知数だったという。HR本部の渡辺敏規さんに当時のようすを聞いた。
 「営業メンバーも、朝は会社で朝礼をしてから客先を訪問し、夕方になると帰社して、就業後はチームで飲みに行くなど、オフィスに来ることが前提でした。決して、テレワークが当たり前ではなかったのです」
 それでも他社に比べて大きなアドバンテージだったのは、テレワークでも仕事ができる環境自体が整っていたことだ。ノートPCとモバイル端末は、ウイルスソフト、情報漏えいを防止するIT資産管理サービスを導入済みのものが支給されていた。
 「顧客情報の一元管理、承認フロー、勤怠管理システムはオンライン化されていました。一部で導入していたオンライン商談は全社的に利用を拡大し、スムーズに移行できました。またTeamsやSlackを使ったコミュニケーションもうまく機能しました」
 さらに教育、研修、採用、人事考課に関してもオンラインで実施・管理できる体制があり、外部のメンタルヘルス窓口の設置やテレワーク手当の支給等、テレワーク環境の整備にも速やかに対応した。
 もっとも心配だったのは新入社員へのフォローだ。この一年、新卒と中途を合わせ、テレワーク中に入社した社員たちが出社できたのはほんの数回だ。しかし入社3か月後に面談をしてみると、総じて「オンラインでもサポートが手厚い、コミュニケーションが活発で孤独は感じていない」との答えが返ってきたという。充実したICT環境を存分に生かした社内コミュニケーションが、大きな役割を果たしていたのだ。

昨年3月に移転した新オフィス。「働き方も変化したので、オンライン会議用の個室など、使い方についてはあらためて見直していくつもりです」(渡辺さん)

社内ポータルを活用しコミュニケーションを活性化

社内ポータル「SPACE」でさまざまな動画を配信し、社員間のコミュニケーションを醸成。中でも社員の得意料理のレシピを紹介する企画は大人気だ

 社内コミュニケーションを担当するメンバーは採用チームと兼任で4人。普段は主にイベントを企画しているが、出社が激減して対面イベントは軒並み中止になった。そこから、これまで連絡事項に使っていた社内ポータルをフル活用した新しいコミュニケーションの模索が始まる。まずは新卒社員の紹介を動画で配信したが、これが非常にうまく機能した。
 「先輩の面倒見がいいのは当社のカルチャーですが、動画の配信後はコミュニケーションツールでこまめに連絡を取ったりオンライン飲み会に誘ったりと、先輩社員が積極的に動いてくれました。新人研修でもさまざまな部署の社員と交流できるプログラムを意識していましたが、それも有効だったようです。新卒社員には1人ずつメンターを付け、何でも相談できるようにしました」
 社内ポータルの動画配信はすぐに盛り上がり、いろいろな社員が出演してくれるようになった。「私のテレワークはこんな感じ」と在宅の仕事環境を紹介したり、料理のレシピを共有したり、腕自慢が料理対決したり。また、テーマを決めてチーム内で雑談してもらう時間も設定した。あえて雑談の時間を設けることで、オフィスで発生するインフォーマルコミュニケーションをテレワークでも再現したのだ。
 実は、同社は2019年6月にグループ会社の一部を事業移管、130人だった社員が一気に200人以上になった。コロナ禍でテレワークが始まった段階では、まだ合流したメンバーのパーソナリティーが十分にわかっていなかったそうだ。しかしテレワーク中のコミュニケーション活性化で、互いの距離は思いがけず縮まった。
 「営業メンバーも、一人で達成する目標のほかにチームで追いかける数字を設定するなど、協働を重視しています。オンラインでも混乱がないのは、仕事のやり方自体はそれほど変わらないからでしょう」
 とはいえ、テレワークで新しい習慣もできた。たとえば健康管理。渡辺さんは自動配信フォームを使い、コロナウイルス感染対策として、毎朝アンケートを配信し、社員の体調を確認している。万が一感染した場合の対策もきちんと周知し、安心して正しく申告できる体制を整えた。

コロナ禍に求められる勤務支援ツールを無償で提供

 設立以来クライアントのビジネスを支えてきた同社では、自社の成功事例を基にクラウド型の勤務支援ツール「somu-lier tool(ソムリエツール)」を開発、これを無償で社会に提供することを決めた。
 「安心して働くために必要な機能を集約したツールで、With/Afterコロナの企業活動を支援したいのです。無償提供させていただくことで多くの企業に広がり、より良い環境で働ける未来へ貢献できればと思っています」
 「somu-lier tool」が解決するのは大きく2つ。1つはコロナ感染対策だ。毎日の体調チェックのほか、陽性報告があった場合には接触履歴を自動で確認、濃厚接触者のリストを生成して該当者への通知を行う。同時に陽性対象者の経過観察はダッシュボードに反映されるので、リアルタイムで把握でき、通常時から陽性者対応、経過観察までの流れを1つのシステム上で一元管理できる。
 もう1つはテレワーク対応。手元のモバイルからの簡単な操作で、仕事開始・終了の打刻や出社予約・出社率管理が可能となる*。密を避けたオフィス出社管理で感染対策を徹底しつつ、万が一陽性者が出た際の対応まで自動化し、企業と社員の安全に配慮した環境を支援するのだ。
 「コロナ禍の影響は今年後半まで続くと考えています。しかし、収束が見えたときに安心して働ける環境が整っていれば、企業は速やかに復活への一歩を踏み出せるはずです」
 渡辺さんは、そう自信を見せた。

 ※出社予約と出社率管理機能は順次実装予定

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Sony Biz Networks Corporation
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