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クボタが提供する安心・快適なコミュニケーション空間

今こそ総務の本質が問われる
オフィス問題を契機に
従業員にどう寄り添うか

Withコロナのフェーズに入り、働き方の選択はリモートとリアルのハイブリッドが主流となっている。オフィスの役割が変化するに従い、総務担当者に求められることも変わっていくのだろうか。オフィスのコミュニケーションスペースなどの大空間に対応する業務用加湿空気清浄機「ピュアウォッシャー」を販売する株式会社クボタ計装の吹原智宏社長と、「総務のプロフェッショナル」金英範さんが、総務の役割やニューノーマルに求められるオフィス環境について語り合った。

オフィスはコミュニケーションの場に
安心・快適の確保が重要に

 『月刊総務』では、昨今の総務の現状を知るべくアンケートを実施。その結果から、オフィス環境に関して共通する課題意識が見えてきた。
新型コロナウイルスによるオフィスの見直しについて尋ねたところ、「見直しをした」のは26.7%、「見直しを検討している」のは39.9%と、合わせて約七割がオフィスの見直しを実施または検討していることがわかった。
  見直しの内容は、これからのオフィスの役割として、「社内コミュニケーションの場」が80.5%。次点で「チームで作業する場」(76.2%)、「社風・文化を醸成する場」(55.8%)が続いた(図表❶)。従来以上に、オフィスが、人が「集まって」何かをする場所として捉えられているようだ。
 また、テレワークによるマネジメントの難しさ、コミュニケーション不足によるメンタル不調の増加などの声も寄せられており※、他者とのコミュニケーションにおいて、対面に勝るものはないのが現状だ。
 しかしWithコロナ時代においては、人をオフィスに集めるにはそれ相応の安心が担保されていなければならないだろう。マスク着用や手指消毒の徹底、除菌、アクリル板の設置、ソーシャルディスタンスの確保……総務担当者の仕事は山積している。
 特に食堂や会議室などの人が密集するスペースは、空気がよどみやすく、ニオイや乾燥などの問題も発生しやすい。安心・快適な環境作りは、今後一層重要な課題となる。  
 そんなオフィスの空気の質を上げるために、何をすべきか。その一つの解としてクボタが販売を強化するのが、業務用加湿空気清浄機「ピュアウォッシャー」だ。今回、同製品を販売する株式会社クボタ計装の代表取締役社長、吹原智宏さんに、今の時代に価値を提供するクボタの理念についてお話しいただいた。対談のお相手は、「総務のプロフェッショナル」として企業の包括的なコンサルティングを行う株式会社Hite & Co. (ハイト・アンド・シーオー)のCEO、金英範さんだ。
 ニューノーマルのオフィスで、総務担当者の役割もまた進化していく。お二人の対談から、総務部門の進む方向が垣間見えた。

※月刊総務『メンタルヘルスケアに関する調査』(2020年9月)

図表①:これからのオフィスの役割

総務は管理総務からサービス総務へ

吹原このコロナ禍は、仕事の本質を多くの方々が問われる契機になったと感じます。当社でも、成果が具体的に見えにくい職種の従業員が在宅勤務を強いられ、少なからず混乱していました。その延長線上に、コミュニケーション不足から来る相互理解の至らなさ、協力・協調の風土が薄らいでいく懸念があります。
コンサルティングをしている身からすると、総務担当者がパニックに陥っている印象です。4月から6月までは目先のオペレーションに集中していればよかったので、検温や除菌をしていれば感謝されました。
 しかし、今や在宅の割合は2、3割といわれ、このまま従業員をオフィスに戻すのか、いやオフィスは不要ではないかなど、「うちはどうするんだ」という問い合わせが殺到しているのです。ただ安全性を担保するだけでなく、安心かつ快適に働くための統合的なソリューション設計を考えなければならない。そもそも総務とはオフィス戦略も従業員の健康も、総合的に何でもする部署なので、当然といえば当然なのですが。
吹原確かに一時期、総務の役割は感染症対策にフォーカスされていました。しかし真にオフィスの快適性を追求するなら、以前からの課題であった、たとえば暑さや寒さ、他人のニオイ、花粉症、乾燥などにも目を向けるべきですね。働く人々のモチベーションを下げ、結果的に生産性を低下させてきたこれらの課題を、今こそ解決しなければなりません。
そうですね。これまでオフィスにおいて、総務の一般的な仕事は管理が中心でした。「全館禁煙」「トイレの使い方」など、ルールを決めて守らせるのが仕事だったのです。しかし今や、従業員が何に困っているのかくみ取って解決していく〝サービス〞へと軸足は変わりつつあります。昔のように、暑い時期に室温28度で我慢しろという時代ではありません。24度でもエコを実現できるソリューションを探すのが、総務の仕事です。
吹原私も総務部門を経験しているのですが、我慢することが美徳だった時代はありましたね。とても胸に刺さります(笑)。

 オフィスの〝安心感〞という観点からすると、前提として、「集まる必要性」について十分に検討するべきだと私は考えます。在宅勤務やリモートミーティングで完結する仕事と、リアルで集まることに価値がある仕事の切り分けが肝心です。その上でオフィスの「どこ」を守るのかといえば、人が集まる場所ということになるでしょう。対象となるコミュニケーションの空間をはっきりさせ、さらに「こういう対策をしたから安心です」と説明することも重要ではないでしょうか。
その通りですね。「対策してあげている」という感覚の管理総務の人は説明をしないのです。一方、サービス総務の人は、きちんとプロモーション(説明)をして従業員に喜んでもらおうと考えています。総務にとって従業員はお客さまと同義であるという発想の転換が必要です。
吹原まさに、私がかつて上司から教わったことです。「総務担当者は従業員がお客さま」だと。
1,000人の従業員がいれば1,000通りの要求があります。私は、Afterコロナになっても、ウイルスに対して敏感な人が一定数出てくると予想しているんですよ。そういう人を排除しないよう、細やかにマーケティングをし、サービスをしていく余地があると思います。
吹原気質や価値観は人それぞれですが、置かれた環境に不安や不快を感じればモチベーションは下がります。たとえばワーカーにとってランチタイムはとても大切な時間です。そうであるにもかかわらず、現状ではマスクの着用や時差ランチ、会話の禁止など、人との接触を減らすための規制をせざるを得ません。しかし、これを今後もずっと続けるのでしょうか? 総務の対策が急がれます。

株式会社クボタ
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